Эта история знакома каждому. Вы две недели готовили положение о конкурсе чтецов. В уме уже составили список из ста потенциальных участников. Прикрепили файл и нажали «Отправить». Замерли в ожидании, а в ответ — тишина.
Из ста адресатов откликнулись лишь двое. И те переспрашивают то, что уже написано во вложении. Сроки поджимают, начальство недовольно, а вы думаете: «Где я ошибся?».
Перед вами — чек-лист плохой рассылки. Это коллекция типичных ошибок, которые гарантированно убивают отклик. Какие из них вам встречались в чужих письмах, на которые не хотелось тратить время?
Антисовет № 1. Молча сбросьте положение
В теле письма достаточно одной фразы: «Положение во вложении». Пусть получатель сразу скачивает тяжелый PDF, листает 15 страниц и выискивает главное. А главное выделять не нужно.
Не указывайте в сопроводительном письме ключевые условия: кто может участвовать, сроки, что нужно сделать. Представьте: человек потратил полчаса, вдохновился, дошел до последней страницы — и обнаружил, что конкурс только для школьных библиотек, а он работает в научной.
Антисовет № 2. Устройте для адресата проверку на скорость
Разошлите приглашение, где срок приема заявок истекает через неделю, а лучше — 3 дня.
Получатель вдохновится и найдет возможность быстро написать заявку и согласовать ее с руководством. В лучшем случае — успеет, но наделает ошибок. В худшем — выдохнет и отложит до следующего «нормального» срока, которого уже не будет.
Антисовет № 3. Заставьте гадать по теме письма
Тема письма — это крючок, на который вы ловите внимание. Спрячьте его.
В поле «Тема» напишите что-то максимально абстрактное: «Предложение», «Информация», «Важно». Абсолютный хит — тема «Без темы». Получатель, продираясь сквозь сотню сообщений, обязательно остановится и с трепетом откроет именно его.
Антисовет № 4. Упакуйте информацию в три слоя цифровой защиты
Просто отправить файл — скучно. Сделайте так, чтобы до содержимого было трудно добраться.
Например, заархивируйте документ. Или отсканируйте бумажное положение и сохраните как картинку без распознанного текста. Тогда получатель не сможет скопировать ни название конкурса, ни адрес электронной почты для заявок. Хотите заполнить форму? Перепечатывайте все вручную, сверяясь с картинкой.
Антисовет № 5. Устройте квест с обратной связью
В положении вы написали, что заявки принимаются только Почтой России. Участник — настоящий герой: он скачал скан, распознал текст, перепечатал форму, отстоял очередь на почте и отправил вам трек-номер.
Самое время поблагодарить его: «Ой, забыли обновить информацию. На почте уже месяц завал, теперь принимаем заявки только в электронном виде». То, что человек потратил время и деньги, — неважно. Главное — вы спокойны, а информацию на сайте можно не обновлять.
P.S. Чтобы на письма отвечали, делайте все наоборот: пишите человечно, указывайте суть в первых строках, ставьте реальные сроки и проверяйте актуальность информации. Помните: коллеги и партнеры тратят на ваше письмо свое время — не заставляйте их продираться через дебри сканов и устаревших положений.
Отдел продвижения библиотечных ресурсов
